Los empresarios y dueños de negocios enfrentan un problema común: demasiado por hacer; muy poco tiempo. La respuesta a este problema radica en los sistemas. Un sistema es un método para resolver un problema comercial repetido de una manera estratégica y sin esfuerzo. Los sistemas son la condición sine qua non del cliché “trabajar de manera inteligente, no difícil”.
Aunque los empresarios y los dueños de negocios siempre sentirán la pizca de tiempo y el estrés del trabajo, no tienen que sufrir innecesariamente con tareas que se pueden sistematizar.
Las empresas más emblemáticas del mundo tienen una cosa en común: entienden el valor de los sistemas de trabajo exitosos, que consisten en tres elementos relacionados, pero completamente separados:
- Políticas
- Procesos
- Procedimientos
Para un sistema de trabajo efectivo, los tres elementos son clave y dependen uno del otro para formar una base coherente para las operaciones comerciales.
¿Por qué utilizar las 3 P en su negocio?
Cada empresa, a partir del primer empleado que se incorpora, desarrolla su propia cultura, su propia forma de hacer las cosas y su propia personalidad. La cuestión es que querrás asegurarte de que tu negocio desarrolle el tipo de cultura que deseas y que la cultura no se forme “por accidente” porque es difícil romperla más adelante.
Tener las tres políticas, procesos y procedimientos les permite a los empleados operar con más autonomía y son más felices, ya que está claro lo que deben hacer.
Para garantizar que su negocio funcione de la manera más eficiente posible, todos los empleados deben comprender y ser responsables de todas las políticas, procesos y procedimientos relevantes.
Las políticas documentadas refuerzan la cultura y evitan errores que pueden costarle de muchas maneras, incluida la reputación.
Los procesos muestran a los empleados cómo se debe lograr cierto resultado y ayuda a crear consistencia para la experiencia del cliente.
Los procedimientos ayudan a todos en una empresa a saber exactamente qué se les exige e incluyen instrucciones paso a paso.
¿Cuáles son los beneficios de los sistemas?
- Los sistemas pueden hacer crecer su negocio.
El impacto principal de un sistema es que puede hacer que un negocio crezca. En lugar de reaccionar ante las crisis, puede abordar proactivamente los obstáculos de crecimiento. Cuando implementa los sistemas correctos, crea para sí mismo más tiempo y libertad mental. Con este tiempo y energía mental, puede trabajar para hacer crecer su negocio en lugar de enterrarse en un trabajo ocupado.
- Los sistemas ahorran tiempo.
Un sistema simple, una vez creado y aplicado, puede ahorrar cientos de horas cada año.
- Los sistemas esquivan problemas.
En los negocios, los pequeños problemas pueden conducir a problemas masivos. La implementación de sistemas puede resolver con éxito problemas a pequeña escala, evitando así problemas futuros que se avecinan.
- Los sistemas mejoran la productividad.
Mejorar su negocio no se trata solo de ahorrar tiempo. Se trata de utilizar el tiempo que tiene para la mayor ventaja posible. Ese es el poder de la productividad.
Para escalar, todas las empresas necesitan sistemas. Un sistema es la combinación de la política, el proceso y el procedimiento.
Comience creando una política en un aspecto de su negocio; La política es su conjunto de reglas y pautas. Resuma los pasos principales; Este es tu proceso. A partir de ahí, documente los pasos exactos que alguien (un miembro del equipo, proveedor o cliente) puede seguir para completar la tarea.
Si desea crecer y soportar menos dolores de crecimiento, es hora de comenzar a crear sistemas.