Como gerente de proyecto, usted es la persona responsable en última instancia de mantener el proyecto en marcha, especialmente cuando hay presión.
Una buena gestión de proyectos es esencial para cualquier equipo que aborde iniciativas grandes y multifacéticas. Esto es especialmente cierto en la industria tecnológica, donde las tareas individuales a menudo son altamente especializadas, complejas y sensibles al tiempo. Sin un proceso sólido implementado, es fácil perder de vista el progreso y los problemas que pueden surgir.
5 etapas del proceso del proyecto:
Iniciación: inicio del proyecto.
Planificación: planificación de todo el trabajo.
Ejecución: realizar realmente el trabajo.
Administración y control: todo el trabajo que hace para monitorear el progreso.
Cierre: completando y entregando el proyecto y levantando la sesión del equipo.
Pruebe estos sencillos consejos de organización y prepárese para una victoria de que agrade a la multitud.
- Configura tu plan de gestión.
El primer paso para crear su plan de gestión es comenzar una hoja de ruta. Intenta examinar el proyecto y hacer algunas preguntas simples:
- ¿Cuáles son mis metas? ¿Qué resultado final estoy tratando de lograr?
- ¿Cuál es mi fecha límite?
- ¿A quién necesitaré incluir en este proyecto?
- ¿Qué suministros / recursos necesitaré para hacer esto?
Este es un ejercicio básico que está diseñado para ayudarlo a tener una idea básica de lo que requerirá de usted. Esta es la base importante para su plan de gestión. Ahora le resultará mucho más fácil dividir estas ideas de “panorama general” en pasos más pequeños para seguir.
- Defina el alcance:
El paso más importante, es definir el alcance del proyecto. ¿Qué es lo que se supone que debes lograr o crear? ¿Cuál es el objetivo del proyecto? Igualmente, importante es definir lo que no está incluido en el alcance. Si no obtiene suficiente definición de su jefe, aclare usted mismo el alcance y devuélvalo al piso de arriba para su confirmación.
- Crea equipos basados en escuadrones
Lo que ayuda a nuestros equipos a administrar las tareas es dividir los silos de los equipos con el desarrollo basado en escuadrones para reducir la falta de comunicación entre los miembros del equipo. Los escuadrones son equipos pequeños y flexibles que son responsables de la entrega integral de cada producto. Cada miembro participa en la planificación del sprint, de modo que a cada persona se le asignan tareas específicas que coinciden de forma acumulativa con la capacidad del equipo.
- Comunicar prioridades.
¿Quiere facilitar a su equipo la priorización de su trabajo sin tener que pedirle ayuda? Codifique con color las barras de tareas para que su equipo sepa de un vistazo qué tareas son las más importantes. Eso ahorra tiempo y permite que todos se fijen en el premio del proyecto.
- Solicitar ajustes de proyectos:
Casi nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto. Su trabajo es hacer más con los recursos limitados de lo que la gente espera. Sin embargo, a menudo hay límites en un proyecto que son simplemente poco realistas. Debe presentar su caso y presentarlo a su jefe y solicitar que se cambien estos límites poco realistas. Pregunte por los cambios al inicio del proyecto. No espere hasta que esté en problemas para solicitar los cambios que necesita. Sin embargo, si su proyecto involucra una boda, ¡no espere tener éxito pidiendo muchos cambios significativos!
- Documentar todo:
Mantener registros. Cada vez que cambie su plan de referencia, anote qué cambio fue y por qué fue necesario. Cada vez que se agrega un nuevo requisito al proyecto, anote de dónde provino y cómo se ajustó el cronograma o el presupuesto debido a ello. No puede recordar todo, así que escríbalos para poder consultarlos en la revisión del final del proyecto y aprender de ellos.
- Utilizar software de gestión de proyectos.
Por último, pero ciertamente no menos importante, el software de gestión de proyectos es invaluable para los gerentes de proyectos en el mundo digital de hoy. No puede superar las soluciones de software en línea si está buscando una manera de mantener todos los documentos clave en un solo lugar, compartir información con su equipo y administrar las tareas en un centro central.