Cómo establecer los horarios de trabajo adecuados

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Cómo establecer los horarios de trabajo adecuados

Complejo, Movimiento rápido, Empleados altamente calificados. Este es un moderno lugar de trabajo basado en el cambio. En estos entornos, saber cómo programar los horarios de los empleados de manera efectiva es fundamental porque garantiza que los recursos correctos estén en el lugar correcto en el momento adecuado. También afecta los costos laborales, la productividad e incluso el cumplimiento legal.

La programación sirve como un punto de conexión clave para los trabajadores por hora. La planificación efectiva de turnos ayuda a construir una excelente experiencia para los empleados y mejora la retención. La calidad con la que se planifica, publica y comunica el cronograma de impacto afecta la satisfacción de los trabajadores, los “no-shows” y la rotación.

Dicho esto, hay tres cosas que puede hacer que realmente pagarán dividendos. Estos elementos de acción convertirán la programación de trabajo del acto temido en una actividad que induce a sonreír:

  1. Identifique a sus empleados principales y construya turnos a su alrededor.
  2. Comprender las preferencias de cambio de los empleados
  3. Agilice su revisión de las solicitudes de tiempo libre

Dedicar tiempo a estas tres tareas le permitirá crear una base para la creación de horarios de trabajo consistentemente uniformes. Si puede administrarlos, puede hacer que la creación de su horario de trabajo sea una tarea automatizada e indolora, evitando el dolor de cabeza y el desorden.

Identifique a sus empleados principales y construya turnos a su alrededor.

No todos los empleados pueden trabajar cada turno en su horario; es un hecho. Las personas tienen diversos conjuntos de habilidades y certificaciones que harían que algunos roles sean absolutamente imposibles (o ilegales) para que los ocupen.

La mejor manera de construir un cambio es identificar a los empleados principales, por antigüedad, posición, desempeño o cualquier métrica que use. Construye el cambio a su alrededor. De esa manera, puede asegurarse de que haya al menos un estudiante de quinto año para atender llamadas de exalumnos difíciles o anfitriones magistrales listos para hacer malabarismos con mesas finitas y una línea interminable.

Organizar las preferencias de cambio de los empleados.

Algunos empleados simplemente no pueden trabajar ciertos turnos. La escuela, el cuidado de los niños y otros compromisos de falta de trabajo pueden tener un gran impacto o limitar las horas en que un individuo está dispuesto o puede trabajar. Esto inevitablemente afecta la programación, lo que hace que su trabajo como gerente sea más complicado. En este caso, sin embargo, lo complicado no tiene por qué ser catastrófico.

Haga que su equipo se responsabilice de enviar su propia disponibilidad. Esto permitirá a cada miembro identificar los cambios que ellos:

  • Quiere trabajar
  • Podría funcionar si es necesario
  • simplemente no están disponibles para.

Tomar este simple paso mejorará la responsabilidad individual y la felicidad de los empleados. Sin embargo, quizás lo más importante es que ahorrará tiempo y energía que de otro modo se habría agotado los horarios de coordinación.

Agilice su revisión de las solicitudes de tiempo libre

Sus empleados son personas con vidas fuera del trabajo. Tienen graduaciones para asistir, abuelos para visitar, tal vez incluso otros trabajos para llegar. En algún momento, es lógico pensar que tendrán que faltar al trabajo.

No importa si tiene un personal de tres o 300 empleados: todavía está lidiando con una serie de ajustes de horarios y solicitudes de tiempo libre cada semana. La mejor manera de gestionar estas solicitudes es revisándolas completa y rápidamente, y la mejor manera de hacerlo es establecer pautas claras.

Si puede mantenerse al tanto de estas tres cosas, siempre puede estar implementando el calendario. Y al poner siempre el horario en su lugar, usted está desechando pasivamente esa tarea ingrata: está simplificando la planificación del trabajo.

¿Cómo crear un horario de trabajo en Excel?

Paso 1: creando los ejes principales.

Después de abrir una nueva hoja, el primer paso es crear los dos ejes que formarán la base de su horario de trabajo. Las celdas del eje Y, es decir, el eje vertical, representarán a sus empleados. Las celdas del eje X, es decir, el eje horizontal, representarán las fechas del día de trabajo.

Paso 2: ingresar a las horas de trabajo programadas

Ahora que ha creado el marco de su horario de trabajo, puede agregarle información relevante, según sus necesidades y las limitaciones de sus empleados. Las celdas en la intersección del nombre de un empleado dado (fila) y una fecha (columna) deben contener información sobre las horas de trabajo de este empleado, en función de su posición para ese día.

Paso 3: personalizar tu horario de trabajo

Crear un horario de trabajo ocupado es bastante fácil, pero los horarios ocupados pueden volverse difíciles de leer rápidamente. Por esta razón, le recomendamos que utilice texto en negrita, bordes, ancho y alto de celda, alineación de texto y colores de relleno alternativos para mejorar la legibilidad de su programación.

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