Normas de etiqueta a aplicar en una reunión de trabajo

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Normas de etiqueta a aplicar en una reunión de trabajo

La adherencia a la etiqueta adecuada para una reunión de negocios establece el respeto entre sus participantes, ayuda a que la reunión comience y finalice a tiempo, y fomenta un ambiente de cooperación.

La falta de etiqueta y una mala planificación son dos de las razones principales por las que muchas reuniones de negocios fracasan.

Enseñe a sus empleados la etiqueta de las reuniones de negocios para asegurarse de que sus reuniones de negocios sean efectivas.

  1. Estar a tiempo.

Asegúrese de llegar a tiempo y prepararse para la reunión con anticipación. No querrá perder el tiempo de nadie más por no ser puntual. Llegue al lugar de la reunión de negocios al menos 15 minutos antes. Esto demuestra respeto y le permite encontrar un asiento y ubicarse antes de que comience la reunión.

  1. Sigue la agenda

El presidente de la reunión debe hacer circular un programa de la reunión a cada participante con al menos una semana de anticipación. Los participantes deben llamar al presidente para expresar cualquier inquietud sobre la agenda al menos 48 horas antes de la reunión. La agenda también debe mencionar los tiempos de inicio y finalización de la reunión.

  1. Estar bien preparado

Cada participante debe asistir a la reunión con todos los materiales y datos que necesitará y comprender el tema de la reunión. Todo el propósito de la reunión es discutir el tema en cuestión. Hará perder el tiempo de todos si no está preparado para contribuir.

  1. Siga el código de vestimenta

El presidente debe indicar qué tipo de atuendo se requiere para la reunión, ya sea informal o formal, y los participantes deben seguir esa regla. Una lista representativa de la vestimenta sería útil, ya que los participantes pueden tener diferentes puntos de vista sobre lo que es informal y formal de negocios.

  1. Hable en su momento

Mantenga la reunión organizada solo hablando cuando tenga la palabra. Haga preguntas durante el período de preguntas designado y levante la mano para que el presidente reconozca que tiene la palabra. No interrumpa a alguien mientras está hablando o haciendo una pregunta.

  1. No tenga su teléfono fuera.

Muchas personas mantienen sus teléfonos sobre la mesa durante las reuniones. No haga esto, incluso si no está mirando su teléfono, puede distraerse si comienza a encenderse o hacer ruidos. Póngalo en su bolsillo, manténgalo en vibración y salga de la habitación si tiene que atender la llamada o devolver un mensaje de texto. Es de muy mal gusto estar enviando mensajes de texto durante una reunión.

  1. Escucha, realmente escucha

Es posible que el contenido de la reunión responda a muchas de las preguntas que tiene sobre un tema. Escuche atentamente la reunión y tome notas. La escucha activa es respetuosa y le brinda una base sólida para formular su respuesta.

  1. No guarde todas sus preguntas para el final.

Haga sus preguntas en el momento adecuado. No sea la persona que comienza a “hacer preguntas y agregar cosas que no es necesario agregar” cuando todos se están preparando para irse.

  1. No traiga invitados

No lleve invitados inesperados a una reunión. Si tiene a alguien a quien le gustaría llevar a una reunión, comuníquese con el presidente para pedirle permiso para traer a su invitado. Si el permiso no es otorgado, entonces no lo traiga.

  1. Tomar descansos regulares

Las reuniones deben tener un descanso cada dos horas para asegurar que los participantes permanezcan enfocados. Trate de tomar descansos de alrededor de 20 minutos, y de comer alrededor de 30 minutos.

Las reuniones lo colocan frente a compañeros de trabajo y jefes con los que tal vez no trabaje regularmente.Eso significa que la forma en que se comporta, en ellos, puede dejar una impresión duradera.

Es por esto que debe aprender a comportarse de manera adecuada en situaciones tan importantes donde su imagen y actitud tienen un papel fundamental.

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