No es fácil saber qué recursos o formas de trabajo son las adecuadas para llevar al éxito la situación de tu empresa ya sea en temas de eficiencia como de organización del trabajo en relación con sus empleados y las tareas que se deben asignar. Por un lado, porque, aunque la mayoría comparten una filosofía similar, en realidad todos ponen su foco en un grupo determinado de usuarios: desde los auténticos apasionados del GTD a los más principiantes.

Pero por el otro porque a diferencia de otras aplicaciones, los gestores de tareas no nos atan. Es muy fácil saltar de uno a otro sin llegar a perder nada importante por el camino. Y eso provoca que siempre queramos probar algo nuevo: la promesa de que esta vez sí, seremos productivos de verdad.

La realidad sin embargo es que para que un gestor de tareas funcione, es necesario tener dos cosas: la actitud mental adecuada y un cierto nivel de compromiso. Porque poco importa que apuntemos en una lista todo lo que tenemos o queremos hacer, si en realidad basta muy poco para que nos saltemos algunas tareas y finalmente, las olvidemos por completo.

¿Cómo podemos escoger el gestor de tareas ideal? ¿Cómo saber el que va a funcionar para nosotros? En primer lugar, teniendo en cuenta las siguientes claves.

• Saber para qué queremos un gestor de tareas: ¿lo necesitamos para apuntar una pequeña lista de recados? ¿lo precisamos para nuestro trabajo? ¿queremos organizar un proyecto en concreto? Cada programa tiene un propósito determinado.
• Tener paciencia: no es fácil cambiar de mentalidad. Un gestor de tareas nos exige constancia y paciencia. Es fácil perder el interés tras el entusiasmo inicial. ¿Nuestro consejo? Escoger una aplicación y comprometernos a utilizarla pase lo que pase, todos los días, durante un mes.
• Aprender el método: utilizar un gestor de tareas es algo más que apuntar lo que tenemos que hacer. Pasa por saber definir nuestros objetivos, determinar nuestras prioridades y entender lo que tendríamos que estar haciendo en cada momento. No lo vamos a aprender en un día. Es un proceso continuo de prueba y error.

En segundo lugar, utilizando las herramientas adecuadas. Y aquí os vamos a ayudar. Hemos dividido los principales gestores de tareas en cuatro categorías diferentes: uso personal ligero (para los que sólo quieren acordarse de algo de vez en cuando), uso personal intenso (para los que quieren planificar mejor su vida diaria), uso profesional ligero (para aquellos que tiene que enfrentarse a un proyecto determinado) y uso profesional intenso (para aquellos que tienen que trabajar con varios proyectos de forma simultánea). Para cada una de las categorías hemos escogido a un ganador y recomendamos otras tres alternativas.

¿Cómo saber qué gestor de proyectos se adecúa mejor a mis necesidades?

Lo primero que debes de saber es que las herramientas que aquí te vamos a presentar son gratuitas (o tienen un plan gratuito) aunque alguna de ellas cuente con planes premium de pago.

La gestión de proyectos o tareas en un equipo de trabajo es tremendamente importante para el buen funcionamiento del propio proyecto, mejoran la productividad además de fomentar el trabajo en equipo.

No debemos de tomarla como una herramienta de control, sino como un espacio de trabajo que nos permite trabajar de manera ordenada y lineal sabiendo en todo momento en qué estado del proyecto nos encontramos, tanto desde el punto de vista personal como global.

De esta manera, tenemos mejor capacidad de organización y, sobre todo, de reacción ante los imprevistos que van apareciendo.

Algunas herramientas van mucho más allá de la mera gestión de tareas y permiten medir el tiempo empleado en cada una, cruzar los datos con los de facturación y así poder medir nuestra rentabilidad y otras como Facebook Workplace nos permiten realizar video llamadas, por ejemplo

1 Trello

Trello es probablemente una de las herramientas más conocidas en este campo. Si bien es más limitada que otras como Asana en cuanto a funcionalidades, su punto fuerte es su aspecto colaborativo.

Podemos darle varios usos diferentes:

• Herramienta para ir marcando los procesos o tareas terminadas para un desarrollador, por ejemplo.
• Visión y seguimiento de la evolución del proyecto.
• Planificación editorial

Es una herramienta muy sencilla e intuitiva, tiene un diseño muy visual que ayuda mucho a organizar nuestros proyectos y también a ver en qué estado están de un simple vistazo.

Se organiza en forma de tableros que todos los usuarios ven de la misma forma, en ellos puedes añadir tareas, asignarla a uno o varios usuarios y marcar una vez se han completado. Todos pueden comentar el progreso, poner anotaciones a cualquiera de las tareas.

Si lo deseamos, por cada tarea añadida, completada o modificada nos llegará un correo electrónico anunciándonos de los cambios. Otra de las funcionalidades más destacadas de Trello y que más nos gustan en Nosinmiscookies es que puedes arrastrar cualquier tipo de archivo para adjuntarlo al tablero, fotos, texto, elementos de Slack y Google Drive, etc.

2 Slack

Slack es otra de las herramientas que utilizamos a diario en Nosinmiscookies, es de las mejores que hemos encontrado para colaborar y compartir información con nuestros compañeros.

Slack es una herramienta que nos ahorra enviar una gran cantidad de emails. Nos permite comunicarnos en forma de chat interno donde podemos enviar todo tipo de archivos y evitar así cadenas de email infinitas.

Un archivo enviado a un compañero por slack evita que sea enviado por correo y quedando por debajo de otros 3 o 4 emails que tenga aún por leer. Se pueden crear chats de grupos para cada proyecto o departamento para así tener un canal de comunicación directo con nuestros compañeros.

En cierto modo Slack lo que viene es a descongestionar nuestra bandeja de correos electrónicos haciendo mucho más ágil y eficaz la comunicación interna. Todo lo que has estado haciendo a través del email y teléfono puedes hacerlo a través de Slack. Compartir y modificar archivos de todo tipo (Excel, Drive, Dropbox, etc). De esta forma aumentamos la productividad mejorando así la gestión de nuestros equipos y proyectos.

3 Asana

Menos conocida que Trello, Asana permite una gestión completa del proyecto con más funcionalidades como mayores facilidades para compartir archivos u organizar las conversaciones entorno a los proyectos en cursos.

Asana no es competencia directa de Trello, pero si lo completa en cierto modo. Uno de los elementos que más nos gusta de esta plataforma es la gestión de una lista común de tareas por hacer ya que cuenta con una barra de progreso de proyectos. Esto nos permite trabajar con el método “Get things done”, es decir organizar las tareas y realizarlas en el orden establecido dejando así poco margen a imprevistos o errores de comunicación interna.

Otro de los puntos fuertes de Asana es la comunicación interna, puesto que dentro del apartado “Team conversations”, ahí podrás conversar con tus compañeros de proyecto directamente de cualquier cosa sin tener que estar relacionado con una tarea o proyecto en particular.

Lo mejor de Asana es la posibilidad de dividir el trabajo por proyectos de manera ordenada, los gráficos del progreso de los proyectos y la posibilidad de integrar herramientas externas como Harvest para comprobar el tiempo que dedicamos a cada tarea. Es una herramienta muy completa que cuenta con una versión gratuita con un límite de 15 miembros y otra de pago con usuarios ilimitados.

4 Facebook Workplace

Hace algo más de un año Facebook lanzó una herramienta que prometía competir con todas las que ya existen para la gestión de equipos y proyectos.

¿Cómo pretende captar a los millones de usuarios que ya utilizan otras?

Pues muy sencillo, haciendo un clon de su plataforma original de tal manera que todo el mundo (o por lo menos todos los usuarios de Facebook…) ya está familiarizado con sus menús, botones, muro, etc.

Del mismo modo que en la red social original, en el Workplace podemos crear grupos para los trabajadores, públicos o cerrados. Además, podemos crear y agendar reuniones, dar acceso a documentos, comunicar cosas a nivel interno.

Además del chat interno podemos realizar llamadas de voz y de video si lo deseamos de manera que podemos estar conectados y tener reuniones o llamadas a distancia en cualquier momento.

Cabe reseñar que Facebook Workplace está totalmente disociado del Facebook original. Tu usuario privado de Facebook nunca aparecerá relacionado con tu perfil profesional de Workplace, ¡podéis estar tranquilos!

Tras un año en funcionamiento ya, cada vez son más las empresas que están pasándose a Facebook Workplace para gestionar sus proyectos (más de 30.000 empresas ya según Facebook). Además, hace no mucho han realizado un lavado de cara con un nuevo diseño más limpio e intuitivo.

5 Remember the milk

Si lo que estamos buscando es simplemente una herramienta que nos sirva de lista de tareas, Remember the link, es una de las candidatas que deberías de probar. Nos gusta mucho por la sencillez de su interfaz y del concepto de organizar las cosas de tal manera que no quede nada en el aire o, peor aún, en el olvido. Remember the link nos permite gestionar online una lista de tareas (propias o compartidas) y nos avisa y notifica por email si lo deseamos.